Thuiswerken in coronatijd: hoe vul je dat in?
Door de coronamaatregelen werken de meeste mensen thuis en moeten we andere manieren vinden om met elkaar in contact te blijven. Hoe verloopt dat op een advocatenkantoor en hoe geven patroons en advocaat-stagiaires invulling aan hun samenwerking in deze tijd? We vroegen het drie advocaat-stagiaires en hun patroons: Marianne Elshof en Vincent Boumans van Lexence, Demi van Hove en Jeroen Zandt van Codex Mulder, en Lieske de Vos en Abdi Youssuf van Ekelmans & Meijer Advocaten.
Thuiswerken is de norm
Alle stagiaires en hun patroons hebben gehoor gegeven aan het advies om thuis te werken. Marianne Elshof: ‘Alleen wanneer het niet anders kan, mag iemand naar kantoor komen’. En dat geldt ook voor de andere kantoren. Bij Ekelmans & Meijer werkt zelfs de receptioniste thuis.
Het thuiswerken gaat over het algemeen prima, maar er zijn wel wat beperkingen. Voor Demi van Hove is het bijvoorbeeld niet mogelijk om nog even snel wat stukken op kantoor op te halen. Zij woont in Den Haag en werkt in Amsterdam, maar heeft geen auto en er rijden geen directe treinen meer tussen Den Haag en Amsterdam. Verder ervaart ze bij het thuiswerken dat het soms wat lastiger is om je goed te concentreren.
Ook voor Lieske de Vos was het thuiswerken even wennen: ‘Met een macbook van 13 inch in plaats van de twee grote schermen waaraan ik gewend was, moest ik even schakelen. Ik heb zo snel mogelijk een groot scherm aangeschaft en dat werkt uitstekend.’
Alle patroons geven aan dat thuiswerken met een gezin wel een uitdaging is voor een productieve werkdag. De kinderen vragen om aandacht en hebben begeleiding nodig bij hun schoolwerk.
Anders overleggen
Thuiswerken vraagt een andere manier van overleggen, want even bij elkaar naar binnen lopen kan nu niet. Demi van Hove en Jeroen Zandt missen deze face-to-face-overleggen: ‘Op kantoor is het heel gebruikelijk om even bij elkaar langs te lopen. Videobellen via Teams vervangt deze interactie wel voor een deel, maar natuurlijk niet volledig.’ Ze hebben nu elke ochtend een werkoverleg met alle advocaten om vast te stellen waar iedereen staat. Dit dagelijkse overleg ervaren ze overigens als een positieve verandering, want op kantoor hadden ze alleen op maandagochtend zo’n gezamenlijk werkoverleg.
Ook bij Lexence hebben de advocaten meerdere keren per week teamoverleg via een videogesprek. Dan bespreken ze onder andere met welke zaken ze bezig zijn en wordt ook duidelijk wie ruimte heeft om zaken op te pakken. Marianne Elshof en Vincent Boumans geven aan dat ze dit overleg ook belangrijk vinden voor het sociale contact en het teamgevoel. ‘En als ik met teamgenoten bel, doe ik dat bijna altijd met videobellen’, vertelt Marianne Elshof. ‘We willen toch elkaars gezicht zien.’ Ze belt bijna dagelijks met haar patroon om de voortgang in haar zaken te bespreken. ‘Met de huidige technologie is het ook zo makkelijk om even een videogesprek op te zetten en even met elkaar te overleggen. Gelukkig geeft geen van de partners mij het idee dat ik hen stoor als ik ze bel met een vraag. Ik merk hierin dus eigenlijk geen beperkingen.’
Positieve effecten
Lieske de Vos ervaart zelfs een positief effect van het op afstand werken: ‘Het zorgt ervoor dat ik nog meer zelf op zoek ga naar oplossingen. Een mooi voorbeeld: ik heb een conclusie van antwoord geschreven en normaal gesproken was ik tijdens het schrijven hiervan al een aantal keer naar Abdi gegaan om te sparren. Dat heb ik nu niet gedaan en het concept pas naar Abdi gestuurd toen het af was. De vragen waarmee ik zat, heb ik zonder zijn hulp uitgezocht en dat voelt een stuk zelfstandiger moet ik zeggen. Maar uiteraard behouden we ook onze contactmomentjes via de telefoon.’
Ook haar patroon Abdi Youssuf ervaart een positief effect: ‘Het is minder intensief dan op kantoor waar je zo bij elkaar naar binnen liep, maar het werkt – vreemd genoeg – veel efficiënter, omdat je gerichter vragen stelt in plaats van dat je tijdens het overleg door de stukken bladert.’ En ook in het gedwongen digitaal werken ziet hij voordelen: ‘Ik werk in omvangrijkere dossiers graag van papier. Dat gaat nu niet, ik kan dat soort dossiers niet thuis printen. Dat maakt het wel een uitdaging, maar als ik na deze maatregelen voldoende handigheid kan opdoen in het volledig digitaal werken, dan heb je daar ook nog lang profijt van.’
Procedures bij de rechtbank
Bij het voeren van procedures bij de rechtbanken zijn er wat beperkingen. Marianne Elshof en Vincent Boumans: ‘Rechtbanken hebben een beperktere inname gehad van procedures. Gelukkig blijkt de rechtspraak in deze tijden van crisis oplossingsgericht en creatief te werk te gaan. Zo hebben we al een kort geding gehad, waarbij het kort geding schriftelijk is afgedaan in plaats van na een mondelinge behandeling.’
Sociale contacten via de digitale vrijmibo
Alle stagiaires en hun patroons missen de sociale contacten met collega’s, maar voor het onderlinge contact worden ook creatieve oplossingen bedacht, zoals een virtuele vrijmibo. Marianne Elshof: ‘Vorige week kregen we als verrassing allemaal een borrelpakketje opgestuurd. Via de e-mail ontvingen wij een linkje naar een zoompagina en voor we het wisten hadden we ineens met heel het kantoor een virtuele vrijdagmiddagborrel. Het was enorm gezellig om iedereen weer even te zien op deze manier. Je hoeft dus eigenlijk niet per se op kantoor te zitten om de gezelligheid van het kantoor te proeven.’
Alles overziend lijkt iedereen zijn weg in het thuiswerken redelijk goed gevonden te hebben. Maar er gaat niets boven persoonlijk contact. Alle stagiaires en patroons geven aan dat ze ernaar verlangen om elkaar weer te zien. Demi van Hove en Jeroen Zandt verwoordden het mooi: ‘We verwachten zelfs dat het verlangen om elkaar weer “echt” te zien zodanig breed gevoeld wordt, dat het team er uiteindelijk hechter van zal worden.’ Dat zou een mooi positief neveneffect zijn van deze bijzondere tijd.
De geïnterviewde patroons waren door hun stagiaires allemaal genomineerd voor patroon van het jaar 2019 en kregen voor hun rol een bijzondere titel. Vincent Boumans van Lexence werd uitgeroepen tot ‘de meest betrokken patroon’, Jeroen Zandt van Codex Mulder kreeg de titel ‘de meest intuïtieve patroon’, en Abdi Youssuf van Ekelmans & Meijer Advocaten was ‘de meest gedreven patroon’.
