Uren schrijven stressvol? Niet met deze 8 tips
Tijdregistratie is voor veel advocaten niet het meest favoriete onderdeel van het vak. Ze focussen zich liever op de cliënt en de inhoud van een zaak. Maar tijdregistratie is een feit; hoe kun je er het beste mee omgaan? Expert bedrijfsvoering voor advocatenkantoren Hans Schuurman formuleerde acht tips voor advocaten en kantoren. Een advocaat-stagiair en de CEO van een startup in urenschrijven reflecteren op zijn tips.
Nick Schils startte in 2016 zijn bedrijf in tijdregistratiesoftware: TIQ Time. Hij zag dat advocaten worstelden met tijdregistratie en wilde dat makkelijker maken. Frustratie wegnemen en verloren uren terugvinden was het uitgangspunt bij de ontwikkeling van TIQ Time. Zijn software wordt, naast Nederland, in nog vijf landen gebruikt door advocaten.
Iris Cuijpers is advocaat-stagiaire bij Holla advocaten en weet hoe het is om aan tijdschrijven te moeten wennen. Ze ervaart als advocaat-stagiaire nog weinig druk om de urentargets te halen. Eerst een goede advocaat worden, de rest komt later wel, is haar houding. Haar kantoor geeft haar die ruimte.
Hieronder de acht tips van Hans Schuurman en de reactie van Iris Cuijpers en Nick Schils.
1. Houd het simpel door het aantal urencodes te beperken. In de praktijk wordt 90% van de uren geschreven op tien codes. Voor details volstaat veelal de toelichting.
Schils: ‘Omdat de tijdseenheden klein zijn in de advocatuur moet je gedetailleerd verantwoorden wat je hebt gedaan. Ons voorstel is om gedetailleerd te zijn. Want zeg je ‘correspondentie’, dan krijg je vragen van de cliënt. Als je ‘opstellen e-mail’ en daarbij de contactpersoon en het onderwerp schrijft, dan kan de cliënt nagaan of die e-mail inderdaad is gestuurd. Dat specificeren kost meer tijd, maar het bespaart tijd voor degene die in het pre-billing proces de correcties moet maken. Zorg dus voor duidelijke declaratieregels en gebruik eventueel software die dit voor je kan automatiseren.’
Cuijpers: ‘Je moet gedetailleerd inzicht geven in je tijdsbesteding, dus inderdaad liever geen simpele beschrijvingen. Er zijn codes voor analyse van literatuur, jurisprudentie voorbereiden, dingen uitzoeken enzovoorts. Daarnaast probeer ik altijd een aanvullende toelichting te geven, waardoor een factuur voor een cliënt meer inzichtelijk wordt.
2. Zorg dat je tot de zomervakantie structureel boven de norm uitkomt. In de zomer volgt een aantal weken zonder declarabele uren, waardoor je onder je norm duikt. Hetzelfde geldt aan het einde van het jaar voor de kerstvakantie.
Cuijpers: ‘Dit is iets wat iedereen in het achterhoofd zou moeten hebben. Naast een geplande vakantie dien je ook rekening te houden met bijvoorbeeld een onverhoopt griepje.
3. Schrijf je uren nu. Volgende week vrijdag weet je niet meer op 6 minuten nauwkeurig wat je vandaag hebt gedaan.
Cuijpers: ‘Ik moest er in het begin aan wennen, maar nu heb ik de routine om na elke handeling mijn tijd te schrijven. En voor ik naar huis ga, check ik of ik mijn uren wel goed heb geschreven en goed heb aangevuld. Bij hoge uitzondering schiet het er weleens bij in. Dan doe ik het direct de volgende dag.’
Schils: ‘Zo voorkom je het zogeheten guesstimating. Iemand die acht of negen uren bezig is op kantoor en dan later uit zijn hoofd moet registreren komt vaak maar op zes of zeven uur declarabele tijd uit. Vaak doordat je veel kleine dingen tussendoor doet. Die zaken worden vergeten of verkeerd ingeschat.‘
4. Voor een stagiair: vooruit schrappen van uren gaat ten koste van het halen van de urennorm en is dus slecht voor je beoordeling aan het einde van het jaar.
Cuijpers: ‘Bij mijn beoordeling is het halen van een urennorm- nu ik een beginnend advocaat-stagiaire ben – geen doorslaggevende factor. Ik ben nu bijna een jaar bezig en probeer consistent te zijn, een vast aantal uren declarabel te zijn en dat vast te houden. Uren schrappen is niet iets wat een stagiaire moet doen. Het gaat nog bij de dossierverantwoordelijke langs die de declaratie goedkeurt. Eventuele aanpassingen kunnen worden gemaakt bij het declareren.’
5. Voor de verantwoordelijke voor het dossier: je wilt inzicht in werkelijk bestede versus geoffreerde tijd. Zit het tegen, leer daarvan bij de volgende pitch.
Schils: ‘Urenregistratie levert ook input op voor sturing, niet alleen de factuur. Denk dus verder: het gaat niet alleen om facturatie, maar ook om optimalisatie. Dat kan helpen om te bepalen waar specialisten mee bezig moeten zijn en wat je beter kunt uitbesteden. Die dingen kun je onderbouwen met tijdregistratie en zo kun je ook de rol van alternatieve providers of investeringen in legal tech goed zien.’
6. Ook niet declarabele uren hebben waarde. Bij een norm van 70% betaalt kantoor wel 100% van je salaris. Die andere 30% is dus ook de moeite van het beoordelen waard.
Cuijpers: ‘Totaalschrijven is ons kantoorbeleid. Zowel de declarabele als de niet declarabele uren verantwoord ik. Daarom kan ik de uren die ik besteed aan de Beroepsopleiding Advocaten ook kwijt in ons urenregistratiesyteem. Naast mijn declarabele werkzaamheden doe ik dingen voor onze nieuwsbrief of bereid ik jurisprudentiebijeenkomsten voor. Die tijd schrijf ik ook. Dat geldt ook voor kleine dingen die ik voor kantoor doe, zoals het posten van berichten op ons Instagramkanaal of het plaatsen van een artikel op LinkedIn. Dat kost op zich niet veel tijd, maar het is wel belangrijk om ook deze uren te schrijven.’
7. Voor patroons: verstrek de urenrapportages, bespreek ze inhoudelijk en geef tips. Dan snappen de fee-earners ook waarvoor ze uren registreren (en hoe het beter kan).
Cuijpers: ‘Ik krijg een overzichtje. Als er iets geks aan de hand is, dan bespreken we dat. Ik kan ook zelf in onze software een rapport opvragen.’
8. Schrijf alle werkelijk gemaakte uren.
Schils: ‘Wat we vaak zien bij jonge stagiairs is dat die zijn bang om te veel te schrijven. Dan zie je dat sommigen drie uur werken maar daarvoor slechts een uur schrijven. Je snijdt jezelf zo in de vingers, want een toekomstige inschatting is dan verkeerd. Je geeft jezelf zo meer werkdruk want dezelfde klus moet straks weer in een uur terwijl het je in werkelijkheid meer tijd kost.’
‘Daarnaast mis je het inzicht waardoor voor kantoor de pricing lastig wordt. Dus kies voor totaaltijdschrijven en schrijf alles, niet wat je hebt ingeschat. Dan heb je in elk geval de realiteit.’
Cuijpers: ‘Soms merk ik dat mede-stagiaires schrijfangst hebben en dus niet alle gemaakte uren schrijven. Ik probeer altijd mijn daadwerkelijk gemaakte uren te schrijven. Nadat ik mijn uren heb geschreven, kijkt er nog iemand naar, dus het betekent niet dat het gegarandeerd op de rekening komt.’ ‘Door mijn daadwerkelijke uren te schrijven, krijgt mijn patroon inzicht in mijn productiviteit en de wijze waarop ik mijn dag invul. Mijn voortgang wordt zo ook duidelijker. Een dergelijk inzicht is zowel voor de stagiaire als voor de patroon wenselijk.’
